A Ata de reunião é documento onde se reproduz o que de mais importante se passou na Assembleia de Condóminos.

Deverá ser subscrita por todos os Condóminos que nela tenham participado ou por representantes seus, devidamente mandatados para o efeito, mediante procuração especificamente destinada à participação na Assembleia (A procuração deve mencionar se o representante pode decidir e votar pelo representado).

Habitualmente manuscrita em livro próprio para o efeito, as Atas das reuniões das Assembleias de Condóminos têm vindo a ser substituídas gradualmente por documentos elaborados em aplicações informáticas e impressos no momento, ou posteriormente, até já mesmo diretamente em aplicações online e assinadas nas próprias aplicações, com equipamento adequado a esse efeito. Atualmente, quer os designados “Livros de Atas” quer as “Atas Avulso” tem igual valor legal e jurídico, servindo como elemento de prova quando necessário, desde que cumpram as regras que lhes estão consignadas na Lei.

Existem então alguma regras que devem ser tidas em conta ao elaborar uma Ata de reunião, independentemente do seu formato digital, em papel impresso avulso, ou no tradicional Livro de Atas:

1. Termo de Abertura, mencionando obrigatoriamente data, hora e local onde se realiza, identificando o prédio a que se refere;
2. Identificar decida e obrigatoriamente todos os participantes, respetivas frações, suas permilagens (ou percentagem) e votos;
3. Quer a discussão quer a aprovação dos assuntos, devem sempre seguir a ordem constante e, conforme a convocatória que lhe deu origem;
4. A Ata deve ser escrita por extenso (datas, números e valores) podendo apresentar as duas situações, números e por extenso (utilizando-se a menção entre parêntesis dos numerários), mas nunca apenas com números;
5. Deve ser redigida numa linguagem clara e objetiva, evitando termos que alguns condóminos possam alegar não compreender o seu sentido, ou por outro lado, termos de linguagem demasiado vulgar ou popular, calão ou termos de estrangeirismos que não estejam já devidamente integrados na língua portuguesa, bem como dialetos ou, obviamente, de linguagem imprópria ou inadequada;
6. Todos os espaços em branco devem ser truncados;
7. Não devem existir rasuras, optando por colocar, entre vírgulas, a palavra “digo” seguida da frase correta. Em casos muitos extremos e, caso se verifique uma rasura, deve mencionar-se logo a seguir ao parágrafo ou, no final da Ata, a indicação “rasurei” e identificar a rasura e o que se pretendia indicar ou indicou, corretamente;
8. Termo de Encerramento;
9. É obrigatoriamente lida em voz alta, antes de ser assinada;
10. É assinada pelo Presidente da Assembleia e/ou Secretário(s), sendo ratificada (com assinatura ou mera menção), por todos os presentes.

Sem prejuízo do consignado no Código Civil acerca desta matéria e, fazendo aqui uma analogia a partir das alterações introduzidas ao Código Comercial pelo DL nº 76-A/2006, de 29 de março, verificamos que o Artº 39º do Código Comercial refere quanto à forma das Atas:

Artigo 39.º

Requisitos externos dos livros de actas

1 – Sem prejuízo da utilização de livros de actas em suporte electrónico, as actas devem ser lavradas sem intervalos em branco, entrelinhas ou rasuras.

2 – No caso de erro, omissão ou rasura deve tal facto ser ressalvado antes da assinatura.

(Fonte: DRE)